Организация бухгалтерского учета на предприятии

Тема, которую мы собираемся сегодня обсуждать, изъезжена, казалось бы, вдоль и поперёк. Однако вопрос далеко не исчерпан. Причиной тому сухость бухгалтерских законодательных актов, допускающая множество разночтений и практических рекомендаций. А ведь бухгалтерская служба существует практически на любом хозяйствующем субъекте, который по-своему уникален.

Консультант-аналитик Хомичевская В.Н. делится своим видением этого вопроса с читателями.

Работая над организацией бухгалтерской системы на предприятии, мы отталкиваемся от системы законодательной. Цель, которую мы будем преследовать — качественная бухгалтерская и налоговая отчётность. При этом нам нужно будет решить вопрос: «Как нам организовать бухгалтерский учёт в нашей фирме?» Этот учёт должен отвечать нескольким критериям — соответствовать требованиям управленческого плана («А что там происходит у нас на самом деле?»), а также дать информацию для отчётности в государственные органы.

Нашим конечным итогом являются регулярные ежемесячные, квартальные и годовые подачи бухгалтерской информации, которая предельно точно отражает хозяйственные операции, произошедшие на предприятии.

Казалось бы, задача не столь уж и сложна. Берём данные, обрабатываем их, и получаем ожидаемый результат. Выражаясь языком математики: «Самое короткое расстояние между 2 точками — прямая!»

Но опытный бухгалтер серьёзно такой «схемы» учёта воспринимать не может.

И вот почему:

1. Отчёты зиждутся на данных.
2. Критерии для данных: систематизированность, упорядоченность, полнота.
3. Данные нужно упорядочить по общепринятым принципам.
4. Данные обязаны отобразить хозяйственную в определённый момент времени.
5. Данные нужно оперативно внести в бухгалтерские регистры.

Только вследствие этого можно получить качественный отчёт. Проясним ситуацию. В бухгалтерские документы эти данные необходимо внести:

• кому-то;
• используя хороший инструмент;
• в срок;
• правильно согласно законодательству и экономическому смыслу свершившейся хозяйственной операции.

Правильно организованная система бухгалтерского учёта отвечает на указанные выше шаги-вопросы (рис.1).

А вот как ответить на заданные шаги-вопросы, давайте разберёмся вместе.

Специалисты.

Начнём с того, что «некто» обязан обладать профессиональными знаниями в полной мере, чтобы различать объекты учёта. Потому что в разных ситуациях, ресурс может выступать и в разных ролях и учитываться по-разному. Возможны лишь 2 варианта. Или сотрудник может сам разобраться, или же ему для этого вручается инструкция-шпаргалка, составленная тем, кто «распознаёт» сам. Кого «посадить» на конкретное место, и как он должен действовать — вопрос организации бухгалтерии на предприятии.

Место, которое вы занимаете в бухгалтерии фирмы, определяется образованием, опытом, компетенцией и другими факторами. Если ваш опыт невелик, то лучше всего для себя составить общую схему бухгалтерского учёта на определённом предприятии. Тогда проще будет выбрать желанную нишу в этой схеме. Решение подобных задач тесно привязано к человеческому фактору. Сотрудник выбирает, желает ли он самостоятельно раздавать инструкции по выполнению определённой работы, или же он пассивен, и ждёт точных указаний «сверху». В первом случае ответственность и уровень знаний, конечно же, заметно выше.

Инструмент, как средство достижения цели.

Для ведения бухгалтерских регистров нужен инструмент. Инструменты бывают разные, и прошли они длительную эволюцию. Начало её от глиняных табличек, а конец (хотя конец ли?!) — разнообразные бухгалтерские программы, дошедшие до уровня 1С:Бухгалтерия 8.3.0. Словом инструментов — предостаточно — современных и не очень. При этом нужно согласиться, что человек, привыкший ездить на «Майбахе» пересесть в «Запорожец», видимо, уже не захочет, образно говоря… Поэтому инструмент для бухгалтерского учёта обязательно должен соответствовать всем требованиям современного учёта, начиная от скорости ввода информации и заканчивая её быстрой обработкой. Более того, нужно не просто соответствовать, а постоянно усовершенствоваться, чтобы не отстать от новых вызовов времени.

При всём разнообразии инструментов, выбирать программу нужно учитывая специфику работы организации. В действительности это целый ряд факторов, в числе которых структура, масштабы, организационно-правовая форма, система уплаты налогов, запросы начальства, касающиеся управленческого учёта, и проч. Начальные настройки предоставляют опцию отключения некоторых блоков, но и, при этом, рядовому предпринимателю версия КОРП, скорее всего, не нужна. Целиком достаточно для него пользоваться базовой версией. Зато холдингу со множеством филиалов и версии ПРОФ окажется «мало». Может статься, что из всего пакета конфигураций, бухгалтерская будет лишь в числе многих конфигураций, предназначенных для решения задач компании в комплексе, или же не будет отдельной совсем, а только частью функционала конфигурации Управление Предприятием. Особенности организации грамотного бухгалтерского учёта на предприятии во всех случаях будут определяться оптимальным (или же компромиссным) набором решений, которые удовлетворят запросы высшего и среднего управленческого звена.

Кроме выбора надлежащего инструмента, необходимого для ведения бухгалтерского учёта (что архиважно), нужно учесть и правильное соотношение между исполнителем и инструментом. Их взаимодействие — ещё одно звено организации бухгалтерского учёта. Даже если принимаемый в бухгалтерский аппарат сотрудник и говорит, что умеет работать с 1С, то это не означает, что подобная работа будет иметь ожидаемый эффект. Вывод. Принимая на работу новых сотрудников, необходимо их первично тестировать на предмет владения инструментом (правильная разноска в журналы-ордера, использование объектов конфигурации 1С — как минимум), плюс повторно (через некоторое время) — поддерживается ли квалификация. Так как технические инструменты (как и законодательство) постоянно меняются.

О важности оперативности

Информация должна вводиться своевременно. И это не только потому, что так велит закон. Своевременность отображения событий хозяйственной деятельности в соответствующих регистрах — одна из важнейших функций правильного бухгалтерского учёта. В противном случае — смысл учёта в значительной мере теряется. Конечно же, в реальной жизни достаточно много случаев, когда первичный документ не успевает к синхронному вводу через причины, которые от организации не зависят. Это и внушительные расстояния, и многоразовые переделки, также и «через людей» организации, которая отправила документ. Но когда инструмент уже сильно опоздал, то решение такой проблемы возможно разными путями: попробовать оговорёнными в «книжке» методами отразить данные прошлых периодов, или, введя электронный документооборот. А ещё решить этот вопрос может продуманное размещение сотрудников в бухгалтерском аппарате там, где происходит хозяйственная операция, плюс организация автоматизированного рабочего места (АРМ) операциониста — также важное звено в организации бухгалтерского учёта.

Однако, если при «бумажном» учёте точно установить, когда была вписана в бухгалтерские регистры определённая информация, узнать проблематично, то в актуальной версии 1С:Бухгалтерии узнать об этом можно предельно быстро и легко. Более того, можно получить информацию с высокой точностью (до минуты!) кто и с какого компьютера «провёл» этот первичный документ. Работает это, правда, лишь в случае, если правильно откорректирована авторизация при доступе пользователей. Введя чёткие (или, даже, формализованные) установки по поводу того, кто может или обязан производить установленные действия с определённой информацией, и, внедрив авторизацию, как, безусловно, важнейший элемент в общей схеме бухгалтерского учёта, в случаях, когда с базой информации имеет дело больше одного специалиста, можно добиться конкретных результатов.

Точность, и ещё раз точность!

Экономичная информация должна вводиться в соответствии не только с цифровыми показателями хозяйственной операции, но и с методологическими и законодательными нормами. Бесспорно, за качество информации отвечает главный бухгалтер, который контролирует ситуацию и подбирает персонал (хотя это, иногда, и не в полной мере так, потому что по «закону» за подбор персонала в ответе руководитель предприятия). Но промашка может случиться с любым, даже самым опытным сотрудником. Эти «осечки» практически неизбежны, но бороться с ними, одинаково, необходимо. Желательно создать некие «барьеры», препятствующие ошибочному или же некорректному вводу данных. Если же таких «барьеров» нет, то нужно хотя бы выборочно контролировать введение информации.

Теперь «пирамида», которая составляет нашу систему бухгалтерского учёта в компании, принимает следующую конфигурацию (рис.2).

Но ведь реализация такого условия, как запрет на ввод некорректной информации или же контроль введённых в систему данных (контроль, не поглощающий такого объёма ресурсов, при котором хороший учёт не будет дороже производства!) реально внедрить лишь в высокотехнологичной программе.

1С:Бухгалтерия 8.3.0 — максимум возможностей!

Но что же может новая версия программы 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0?

1. Отображает ли она правильный подход с точки зрения современного законодательства? — Безусловно!
2. Представлен ли в ней полный «ассортимент» первичных документов, при помощи которого реально отобразить любую хозяйственную операцию? — Да, представлен!
3. Можно ли пользоваться при помощи программы электронным обменом документов? — Да, можно!
4. Имеются ли в наличии все формы документов, предусматривающие их распечатку или же передачу их в электронном варианте? — Да, имеются!
5. Можно ли откорректировать бухгалтерские счета и сделать их более приемлемыми для своего предприятия? — Да, можно!
6. Реально ли проводить анализ введённой в систему информации на предмет её правильности? — Да, реально! Кроме этого, программа даже представит возможные варианты исправления ошибок, если они обнаружены!
7. Есть ли в наличии все формы необходимых по регламенту отчётов? — Есть!
8. Программой даже предусмотрена прогнозная оценка возможной налоговой нагрузки при введении разных форм налогообложения!

Кадры решают всё!

Но вспомним ещё раз об такой важной составляющей системы бухгалтерского учёта, как человек.

Если, например, у автомобиля имеются салон, колёса и двигатель, то это ещё совсем не гарантия того, что он будет везти вас туда, куда вы хотите. Да и двинется ли он с места?.. Похожая ситуация и с организацией учёта на предприятии. Собрав у себя все звенья, необходимые для адекватной работы бухгалтерской системы, нельзя гарантировать правильность функционирования такой системы. Если же мы выбираем в виде инструмента 1С:Бухгалтерию 8, тогда двигаясь к «точке Б» (это наличие в базе данных такого рода информации, которая может предоставить адекватные оперативные данные для их эффективного и быстрого использования), тогда нам остаётся сделать ещё несколько практических привязок, изображённых на рис. 3.

Имея о каждом из служащих или, точнее, их должностях:

— перечень профессиональных обязанностей служащего, занимающего должность, проще говоря, то, чем он обязан заниматься на рабочем месте;

— перечень прав служащего — какая информация предоставляется ему в пользование, в границах исполнения своих обязанностей на этой должности;

необходимо, по возможности, авторизировать доступ к определённому виду информации. При этом система учёта получает следующие преимущества:

1. Возможность держать на контроле ситуацию с созданием документа и проводкой, которая отображает суть хозяйственной операции. А также с открытием и изменением этого документа. Если же добавить ещё одну специфическую функцию, то можно такой контроль сделать более глубоким, и получать информацию о том, какая информация была изменена и кто её изменял.
2. Возможность создать некую цепь связанных между собою документов, которые будут отображать информацию об определённом хозяйственном процессе. При этом документы будут вводиться по шаблону проведённых ранее. В таком случае контроль над введением ошибки может быть потоковым и более чётким. А при введении некоторых настроек, программа может самостоятельно блокировать ошибочное введение данных.
3. Также имеется в наличии огромное количество разнообразных типовых анализов вводимой информации. И здесь с 1С:Бухгалтерией соревноваться просто некому. Представлен и большой ассортимент отчётов, установленного образца, которые можно настраивать и сохранять удобные настройки. Само собою регламентированные отчёты, в постоянно пополняемом ассортименте, тоже есть.

Инструмент, даже самый исключительный, самый лучший самостоятельно » играть» не будет. Нужно, чтобы в руки его взял человек, который может извлечь из него «мелодию». Ведь даже самый лучший «инструмент» в руках неумехи — «груда металла». Зато в руках толкового и умного человека инструмент 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 становится помощником, который помогает выполнить кропотливую и рутинную работу в организации бухгалтерского учёта в компании, и достигнуть цели быстрее и с меньшими затратами.

В картинках:

Компания «Регион ИТ» — Поддержка 1С